Reuniones virtuales

En el mundo empresarial, las reuniones juegan un papel fundamental para la consolidación de negocios, planeación de estrategias y revisión de actividades, sin embargo, también suelen representar una importante inversión de tiempo.

Las reuniones son un mal necesario para las organizaciones; algunas resultan ser de gran productividad para cerrar tratos o convencer clientes, y otras, un desperdicio de tiempo, que bien podría invertirse en otras actividades.

Peter Drucker, el padre del management moderno, decía que cuando un directivo dedica más del 25 por ciento de su tiempo laboral en reuniones, era resultado de una mala organización. Aseguraba que las reuniones dejan de ser productivas cuando se vuelven tan recurrentes.

Las reuniones virtuales se han convertido en una alternativa para mantener ese contacto con clientes, proveedores, socios y el mismo equipo de trabajo. Los empresarios que se han inclinado por esta tendencia, ven automáticamente tres beneficios:

– Ahorro de tiempo. En las grandes ciudades, el traslado puede llevar de 30 a 60 minutos en distancias cortas. Mientras que en las reuniones virtuales, el tiempo de traslado es cero.

– Ahorro de costo. El único costo de las reuniones virtuales es la conexión a Internet y el desgaste mínimo de los equipos, a través de los cuales se hace la transmisión, ya sea por voz o video.

– Mayor productividad. Es posible atender a la reunión y al mismo tiempo tener enfrente los recursos necesarios para compartir archivos, sin la necesidad de llegar a un lado para tener conexión.

En promedio, una reunión presencial dura alrededor de 60 minutos, más el tiempo de trayecto y espera. En total, los directivos invierten más de 120 minutos en una junta; en tanto que de manera virtual, los encuentros suelen ser más concisos y su duración promedio es de 30 minutos, es decir, se tiene un ahorro del 75 por ciento.

Reducir el número de reuniones no siempre es la solución, de hecho el estudio Improve your meetings, de la firma Meeting.gs, dice que sólo 13 por ciento de los directivos senior a nivel global cree que es necesario disminuirlas, ya que éstas son clave para encontrar nuevas oportunidades y cerrar negocios.

En este sentido, de acuerdo con una investigación realizada por el sitio Salescrunch.com, lo ideal es que las reuniones duren menos de 30 minutos, ya que la atención de los participantes es inversamente proporcional con su duración.

El expresidente de la Federación Americana del Trabajo en Estados Unidos, Lane Kirkland, aseguraba que la eficacia de una reunión es inversamente proporcional al número de participantes y a la duración de las mismas.

Los expertos recomiendan que se tengan más reuniones productivas, es decir, que se utilicen herramientas de comunicación: llamadas, videollamadas, mensajes de texto, la creación de grupos de mensajería instantánea y servicios para comunicación directa.

En Telcel, contamos con soluciones de comunicación para hacer posibles las reuniones virtuales, para incrementar la productividad de los equipos de trabajo y hacer más eficiente la comunicación empresarial.

Conoce más en Soluciones Telcel o llámanos al 01800 8352 358.